IACA

Version 10. Auteur A. Sayer


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Comment obtenir le fichier des élèves à partir de SIECLE

IACA possède trois types de fichier prédéfinis venant de SIECLE :

"SIECLE Elèves XML (fichier .xml)"

Il s'agit d'un fichier complet et facile à obtenir. C'est ce type qu'il est conseillé d'utiliser.
Allez sur un ordinateur du secrétariat en vous munissant par exemple d'une clé USB.
Dans Siècle, allez dans "Consultation et export", choisir "Explortation en XML" puis "Elèves sans adresse". Le fichier obtenu se nomme ElevesSansAdresses.xml
Mettez ce fichier sur la clé USB puis allez sur le serveur IACA. Copiez ce fichier dans un dossier de votre serveur IACA et indiquez dans la zone "Fichier" le chemin d'accès à ce fichier.

"SIECLE Elèves simple (fichier .csv)"

Ce fichier est moins complet que le précédent. Par exemple il ne contient qu'un seul prénom et ne contient pas de code identifiant.
Allez sur un ordinateur du secrétariat en vous munissant par exemple d'une clé USB.
Dans Siècle effectuez une exportaiton par division au format csv. Le nom du fichier obtenu est par exemple EXP_Liste_des_eleves_par_division.csv
Mettez ce fichier sur la clé USB puis allez sur le serveur IACA. Copiez ce fichier dans un dossier de votre serveur IACA et indiquez dans la zone "Fichier" le chemin d'accès à ce fichier.

"SIECLE Elèves personnalisé (fichier .csv)"

Siècle permet de faire une exportation en choisissant les champs à exporter. Choisissez au minimum les champs suivants "Nom", "Prénom 1", "Prénom 2", "Prénom 3", "Date de naissance" et "N° interne". Indiquez également la Division
Utilisez le bouton "Exporter" afin d'obtenir le fichier des élèves sur votre clé USB. Le fichier obtenu se nomme par exemple exportCSVExtraction.csv
Mettez ce fichier sur la clé USB puis allez sur le serveur IACA. Copiez ce fichier dans un dossier de votre serveur IACA et indiquez dans la zone "Fichier" le chemin d'accès à ce fichier.

Comment obtenir le fichier des professeurs à partir de SIECLE

IACA possède un seul type de fichier prédéfinis venant de SIECLE :

"SIECLE Professeurs (fichier .xml)"

Pour obtenir le fichier des professeurs à partir de Siècle, allez sur un ordinateur du secrétariat. Utilisez le module STSWeb, faites "Mise à jour", "Exports" et "Emploi du temps".
Le fichier obtenu a un nom de la forme sts_emp_xxxxxxxxx_xxxx.xml où les xxx sont différents à chaque exportation.

Il sera pratique de renommer le fichier obtenu toujours de la même façon, par exemple en profs.xml afin de ne pas avoir à changer le paramétrage dans la liste des tables à importer de IACA à chaque fois.

Ajout d'une table dans la liste.

Si vous disposez d'un fichier supplémentaire contenant des noms de personnes, utilisez le bouton "Ajouter", tapez un nom convivial (ce nom n'a pas d'importance pour la suite, il n'est utilisé que dans la liste des tables pour vous aider à les distinguer)

Choisissez le type de votre fichier dans la liste "Type du fichier". Voici les différents types possibles :
   - Administrateurs de modèles
   - Fichier texte (en général extension .txt ou .csv)
   - SIECLE Elèves XML (fichier .xml)
   - SIECLE Professeurs (fichier .xml)
   - SIECLE Elèves simple (fichier .csv)
   - SIECLE Elèves personnalisé (fichier .csv)
   - Fichier au format DBF
   - Utilisateurs particuliers
   - GEP Elèves (en général F_ELE.DBF)
   - GEP Professeurs (en général F_IND.DBF)

Remplissez les zones de saisie qui sont modifiables.
Si votre fichier est au format DBF (en général extension .DBF) ou au format texte (en général extension .TXT ou .CSV) alors
    - indiquez le nom du groupe (il est possible d'utiliser un nom de groupe déjà utilisé pour d'autres tables).
    - indiquez le chemin d'accès au fichier (aidez-vous du bouton "...")
    - indiquer le nom des champs qui sont utilisés dans ce fichier. Les boutons "Chercher..." vous permettent de voir et choisir le nom des champs.

Rôle de l'identifiant

Il est important mais pas nécessaire d'utiliser des fichiers comportant un champ identifiant si possible unique.

IACA se base sur le nom et les prénoms pour distinguer les utilisateurs. Si un nom ou un prénom a été changé dans les fichiers (professeur ou élève qui change de nom, faute d'orthographe corrigée, ajout d'un prénom supplémentaire...) alors IACA va considérer lors l'importation que l'ancien utilisateur doit être supprimé et va créer un nouvel utilisateur avec le nouveau nom.

Grâce à l'identifiant, IACA va se rendre compte qu'il s'agit peut-être de la même personne et va poser la question.

Si vous répondez qu'il s'agit de la même personne, alors IACA va simplement corriger le nom (ou le prénom de cette personne) mais le nom de login, le mot de passe, le dossier personnel... seront conservés.

Si vous répondez qu'il ne s'agit pas de la même personnel alors IACA va désactiver puis supprimer l'ancien compte et créer un nouvel utilisateur avec le nouveau nom.

Ajout d'utilisateurs qui n'existent pas dans des fichiers.

Tout utilisateur importé par IACA doit se trouver dans un fichier. Vous pouvez créer ces fichiers avec un autre logiciel comme Access, Excel, StarOffice, le bloc-notes... mais IACA vous permet de créer facilement ces fichiers.

Supposons que des stagiaires dont les noms ne sont pas connus, doivent venir travailler sur vos ordinateurs. Nous allons créer les utilisateurs Stage1, Stage2, Stage3... et nous allons mettre ces noms dans un groupe que nous appellerons par exemple STAGIAIRES.

Créez une nouvelle table à l'aide du bouton "Ajouter". Donnez par exemple "Les stagiaires" comme nom convivial.
Choisissez comme type "Utilisateurs particuliers".
Vous constatez qu'il n'est pas possible de saisir le nom du groupe, en effet ce nom dépendra du nom du fichier que vous allez choisir après.

Utilisez le bouton "Accès à la liste des utilisateurs particuliers..." et donnez comme nom de groupe STAGIAIRES.
En cliquant sur "Suivant" vous accédez à un nouveau fichier nommé Stagiaires.dbf placé dans le répertoire BASESPERSO du répertoire de ...\SYSVOL\Domain\IACA\Site par défaut.
Mettez comme nom Stage1. Utilisez "Ajouter une ligne" et mettez Stage2 en dessous de Stage1. Etc.

Toute modification est faite immédiatement dans le fichier stagiaires.dbf, il n'y a pas de bouton annuler.
Lorsque vous avez fini, le bouton "Terminer" vous fait revenir à la liste des tables.

Si plus tard, vous voulez ajouter quelques stagiaires, vous utiliserez à nouveau le bouton "Accès à la liste des utilisateurs particuliers...".

Ajout d'un utilisateur particulier dans un groupe existant

Supposons que DURAND Jules n'existe pas dans les fichiers venant de SIECLE mais que vous souhaitez traiter cet utilisateur comme un professeur ou comme un élève.

Si cet utilisateur n'est pas encore dans les fichiers que vous possédez mais qu'il a été ajouté par le secrétariat dans les fichiers SIECLE la bonne solution consiste à refaire une exportation de SIECLE. En effet cela permet de récupérer tous ses prénoms, sa date de naissance, son identifiant...

Je suppose donc dans la suite que cet utilisateur ne sera pas dans les fichiers SIECLE.

Créez une table de type "Utilisateurs particuliers" et utilisez le bouton "Accès à la liste des utilisateurs particuliers...". Donnez comme nom de groupe le même nom que celui qui est déjà utilisé (par exemple PROFS si vous souhaitez qu'il soit placé avec les professeurs ou ELEVES si vous souhaitez qu'il soit placé avec les élèves).

Exemple avec DURAND Jules comme élève de 2A :
Mettez DURAND dans la zone "NOM" mettez Jules dans la zone "PRENOM", mettez 2A dans la zone "SSGROUPE".
Lors de l'importation, l'utilisateur DURAND sera placé dans la classe 2A du groupe ELEVES.

Exemple avec DURAND Jules comme assistant :
Mettez DURAND dans la zone "NOM" mettez Jules dans la zone "PRENOM", mettez ASSISTANT dans la zone "SSGROUPE".
Lors de l'importation, l'utilisateur DURAND sera placé dans le sous-groupe ASSISTANT du groupe PROFS.

Si un nouvel assistant doit être ajouté, il vous suffit de retourner dans cette table d'utilisateurs particuliers et d'ajouter une ligne.

Filtrage spécial

N'utilisez cette fonctionnalité que lorsque vous êtes bien familiarisé avec IACA. En général on ne met pas de filtre.

Le filtrage permet de faire croire à IACA, lorsqu'il effectue l'importation des utilisateurs, que le fichier n'est pas exactement comme il est réellement. Par exemple on pourrait faire croire que le sous-groupe nommé TERC dans le fichier s'appelle en fait TERMINALEC ou encore faire croire que le fichier ne contient pas les classes 6A, 6B et 6C...
Le filtrage spécial peut également résoudre le problème des homonymes (deux personnes de même nom et mêmes prénoms dans les tables à importer) si ce problème n'a pas pu être résolu dans le fichier source (par le secrétariat de l'établissement dans le cas d'un fichier de
SIECLE).

En utilisant le bouton "Filtrage spécial" vous obtenez une fenêtre en deux parties, la partie du haut vous donne l'aide et la syntaxe à utiliser, la partie du bas vous permet de taper votre filtre.

Le filtre utilise quelques variables (toutes en majuscules) :

CN représente le nom de l'utilisateur
CP son premier prénom (ou ses prénoms si un seul champ pour les prénoms)
CP2 son deuxième prénom
CP3 son troisième prénom
CS son sous-groupe (la classe pour un élève)
CD sa date de naissance.
CI son identifiant.
GS un groupe supplémentaire.
CG son groupe (premier niveau dans Users)

Par exemple CN=DUPOND voudra dire "le nom de l'utilisateur est DUPOND"

Après le signe = les majuscules et minuscules sont indifférentes. CN=Dupond revient au même que CN=DUPOND ou encore que CN=dupond mais Cn=DUPOND ne veut rien dire et sera ignoré.

Chaque filtre est composé de deux parties. La première partie correspond à la condition, elle est entre parenthèses. La deuxième est l'action à faire si la condition est vérifiée. Cette deuxième partie est entre accolades.

Syntaxe forme simple de suppression :

(x1=x2){}
où x1 peut valoir CN ou CP ou CP2 ou CP3 ou CS ou CD ou CI (respectez majuscules)
Cette forme permet de ne pas importer une partie du fichier. Par exemple en mettant le filtre :
(CS=BTS1){}
Les élèves de BTS1 ne seront pas importés. Tout se passera comme s'ils avaient été supprimés du fichier. S'ils sont déjà créés dans IACA alors, lors de la prochaine mise à jour des comptes, ils seront désactivés puis supprimés.

Syntaxe forme simple de correction :

(x1=x2){y1=y2}
où x1 peut valoir CN ou CP ou CP2 ou CP3 ou CS ou CD ou CI
et y1 peut valoir CN ou CP ou CP2 ou CP3 ou CS

Cette forme permet de corriger un utilisateur ou un groupe. Par exemple en mettant le filtre :
(CS=BTS1){CS=}
Les élèves de BTS1 seront importés mais sans classe. Ils seront donc directement dans le groupe ELEVES (cet exemple n'est donné que pour aider à la compréhension, et ne sera certainement pas utilisé).

Autre exemple avec deux lignes :
(CS=BTS1){CS=BTS}
(CS=BTS2){CS=BTS}
Les élèves de BTS1 (première ligne) et les élèves de BTS2 (deuxième ligne) seront importés mais comme s'ils étaient tous dans la classe BTS.

Syntaxe forme plus complexe :

((x1=x2)&(x3=x4)){y1=y2;y3=y4}
Remarquez les deux niveaux de parenthèses dans la condition.
Le symbole & (et) est nécessaire entre les deux conditions et signifie que celles-ci doivent être vraies pour que la condition générale soit vraie.
Remarquez le point-virgule qui sépare les actions à faire lorsque il y en a plusieurs.
x1 et x3 peuvent valoir CN ou CP ou CP2 ou CP3 ou CS ou CD ou CI
y1 et y3 peuvent valoir CN ou CP ou CP2 ou CP3 ou CS

Supposons que deux personnes aient exactement le même nom et le même prénom.
Dans ce cas, le mieux serait de demander au secrétariat de corriger l'un au moins de ces noms par exemple en indiquant tous les prénoms si l'un d'eux en a plusieurs. Si cela n'est pas possible, vous pouvez procéder comme suit :
    DUPOND Jean en classe de 4B est né le 05/03/1991
    DUPOND Jean en classe de 6C est né le 24/06/1993
Nous allons renommer le deuxième en DUPOND Jean H2 (H2 pour Homonyme numéro 2 mais vous pouvez mettre ce que vous voulez)
La date de naissance va nous permettre de distinguer ces deux personnes. Voici le filtre à mettre :
((CN=DUPOND)&(CP=JEAN)&(CD=24/06/1993)){CP=Jean H2}

Jokers :

Il est possible d'utiliser les symboles * et ? dans les conditions.
Exemple qui permet de ne pas importer les classes dont le nom commence par TER :
(CS=TER*){}

Exemple qui permet de mettre les élèves nés en 1991 dans la classe CLASSE91 :
(CD=??/??/1991){CS=CLASSE91}
Cet exemple est certainement sans autre intérêt que de montrer le fonctionnement du joker ?. Il est supposé que la date de naissance est connue et toujours sous la même forme.

Remarque : Certains filtres sont automatiques.
Par exemple une fiche avec un nom d'utilisateur vide est ignorée. Un élève d'un fichier de type "Gep élèves" n'ayant pas de classe est ignoré (c'était la méthode utilisée par l'ancien logiciel GEP pour retenir les élèves ayant quitté l'établissement).

Table avec filtrage

Si un filtre est associé à une table alors le texte "Avec filtrage spécial" apparaît en rouge lorsque cette table est sélectionnée.